לאקו"ם מאגר רשומות של יותר ממיליון יצירות עבריות וזרות.
מאגר זה קיים הודות לעבודתו המאומצת  של מרכז תיעוד היצירה האחראי על רישום כל יצירה וכל גרסה לשיר, הן בעברית והן בלועזית. עבודת התיעוד מורכבת מאיתור המידע ורישומו. זוהי עבודת נמלים המחייבת דייקנות והתמדה שכן מדובר במקורות מידע רבים ולעיתים אף סותרים.

החיבור הרציף למקורות מידע מרובים אלו מאפשר לאקו"ם להישאר מעודכנת ביצירות החדשות והחמות ביותר, לעיתים קרובות, עוד לפני שאלה עלו לאוויר והתפרסמו. המחלקה בנויה משלשה צוותים האחראים על תחזוקת מאגר הליבה כאשר כל צוות אחראי על התיעוד בתחומו הייחודי:

כאשר יוצר כותב או מלחין יצירה חדשה עליו לרשום אותה באקו"ם. לעיתים, ישנן יצירות שמתפרסמות ועדיין לא נרשמו.
צוות תיעוד היצירה הישראלית עוקב ומאתר יצירות חדשות, אוסף את המידע עליהן ומתעד אותן. המידע נאסף ממקורות רבים ומגוונים כמו השמעות ברדיו ובטלוויזיה, הופעות חיות ברחבי הארץ, דווחי חברות הסלולר, אתרי אינטרנט ומערכת הההצהרות הממוחשבת שעומדת לרשות היוצרים עצמם.

צוות התיעוד מעדכן את מאגר היצירות ומחזיק גם רישומים על הסכמים בין מו"לים מקומיים שמייצגים יוצרים ישראלים. הצוות שולח באופן שוטף מידע לחו"ל על פי בקשות האגודות אודות יצירות ישראליות.

צוות תיעוד היצירה הזרה מטפל במידע אודות יצירות זרות חדשות וכמו כן מעדכן באלו שכבר קיימות במאגר. הצוות מבצע רישום מידע מלא במערכות הממוחשבות ובדומה לצוות היצירה הישראלית דואג מדי יום לעדכן את מאגר היצירות הלועזי ורישומי הסכמי מו"לים. הצוות מטפל בפניות של אגודות אחיות מרחבי העולם בכל הנוגע לשימושים ביצירות זרות בארץ ומתמודד עם אתגרים בשש שפות לפחות.

צוות רישום CUE SHEET (רשימת יצירות בשימוש בהפקה) מטפל ברישום היצירות בהפקות זרות, אשר שודרו והוקרנו בישראל. הצוות עוסק גם בשליחת מידע לאגודות אחיות בעולם על סרטים ישראלים ששודרו בחו"ל. הצוות מעדכן באופן שוטף את מאגר תיעוד הסרטים של אקו"ם.

חברים מתעדים את יצירתם עוד בטרם ראתה את אור השמש

חברי אקו"ם משתמשים במערכת ממוחשבת, אליה הם יכולים לגשת מכל מחשב המחובר לאינטרנט. מערכת זו מאפשרת ליוצרים להצהיר על יצירותיהם, להעביר מידע חשוב לאקו"ם ולוודא שזכויות היוצרים שלהם נשמרות כבר מרגע פרסום היצירה .
כולם יודעים שקיים פרק זמן מוגבל בו נעשה השימוש הרב ביותר בשיר מעל גלי האתר.
זהו "זמן הזהב". על ידי העברת המידע מבעוד מועד, יכול החבר לקבל את מירב התמלוגים האפשריים מיצירתו בזמן חשוב זה.

מנהלת המחלקה:

רוזי קרונר שחר
rosyk@acum.org.il
6113472 -03

צוות עברי:
טלי גל
talig@acum.org.il
6113472 -03

צוות לועזי:
מירב יטח
Meiravi@acum.org.il
03-6113401

צוות CS :
לילך ביטון
lilachb@acum.org.il
6113523- 03